Wordでコメントを印刷しない方法をお探しですね。
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Wordで印刷するとき、コメントや変更履歴を出さない方法
Wordで文書を印刷したら、画面では便利だったコメントや変更履歴まで一緒に印刷されちゃって困った経験はありませんか?社内でチェックしてもらうときに使ったメモや修正の跡が、そのまま紙に出てきてしまうと、ちょっと恥ずかしいですよね。
配る資料としては見づらいし、何より「ちゃんと確認してないのかな?」と思われてしまうかもしれません。
この記事では、Wordでコメントや変更履歴、背景の色などを「印刷しない」ための設定方法を、初めての人でも分かるように説明していきます。
どうしてコメントや変更履歴が印刷されちゃうの?
まず知っておきたいのが、Wordでは「画面に表示されているもの」と「実際に印刷されるもの」が必ずしも同じじゃないということです。
たとえば、画面上でコメントを非表示にしていても、印刷の設定で「変更履歴やコメントも一緒に印刷する」という項目にチェックが入っていると、印刷したときには右側に吹き出しや修正の跡がバッチリ出てきてしまいます。
つまり、画面で見えなくしただけでは不十分で、印刷の設定もちゃんと確認する必要があるんです。
これを理解しておくと、「画面では消えてたのに、印刷したら出てきた!」っていう失敗を防げます。
Wordの校閲機能は、みんなで文書を作ったりチェックしたりするときにはすごく便利なんですが、完成版を配るときには邪魔になることも多いんですよね。
だから印刷する前には、コメントや変更履歴が「表示されているかどうか」だけじゃなくて、「印刷される設定になっているかどうか」まで確認しましょう。
ちなみに、変更履歴には「シンプルな表示」とか「すべての変更履歴」とか、いくつか表示の仕方があります。
でもこれは主に画面上での見え方の話で、印刷の設定とは別物です。
見た目がきれいでも、印刷設定が残っていれば紙には出てきちゃうので注意してください。
コメントや変更履歴を印刷しない設定のやり方
コメントや変更履歴を印刷しないようにする一番確実な方法は、印刷画面で設定を変えることです。
やり方は意外と簡単ですよ。
まず、Wordの「ファイル」タブをクリックして、「印刷」を選びます。
すると印刷の設定がいろいろ出てくるんですが、その中に「すべてのページを印刷」みたいな項目があります。
そこをよく見ると、「変更履歴/コメントの印刷」っていうチェック項目があるはずです。
**このチェックを外せば、コメントや変更履歴は印刷されず、本文だけがきれいに出力されます。
**
印刷する前には、必ず右側のプレビュー画面も確認してください。
チェックを外す前は、右側にコメント欄や修正の跡が見えていたのが、設定を変えると消えて、スッキリした完成版みたいな見た目になります。
このプレビューは最終確認としてすごく大事で、実際に紙を無駄にせずに済むので、毎回見るクセをつけておくと安心です。
あと、この方法の良いところは、**コメント自体を削除しなくても、印刷だけ除外できる**ってことです。
つまり、ファイルの中には校閲の履歴を残したまま、配る紙だけきれいにできるんですね。
まだ作業中の文書では特に便利なので、「削除する前にまず印刷設定を変える」って覚えておくといいですよ。
背景の色を印刷しない方法
Wordでページの色や背景画像を設定している場合、普通はそのままだと印刷されないことが多いんですが、設定によっては印刷されちゃうこともあります。
特に「背景の色とイメージを印刷する」っていうオプションがオンになっていると、ページ全体の色や背景画像まで紙に出力されます。
インクもたくさん使っちゃうので、もったいないですよね。
設定を確認するには、「ファイル」タブから「オプション」を開いて、「表示」の項目に進みます。
その中にある**「背景の色とイメージを印刷する」のチェックを外してください。
**これで、Wordのページの色や塗りつぶし、背景画像などが印刷されなくなります。
画面では背景を見せつつ、印刷では白い紙として出したいときに便利です。
ただし注意点があって、Wordの「ページの色」で設定した背景と、図形やテキストボックスで作った背景は別物なんです。
「ページの色」は上の方法で制御できるんですが、大きな四角形を背面に置いたりしている場合は、普通のオブジェクトとして印刷されます。
「背景だから印刷されないだろう」と思い込んでいると、出力されてビックリすることがあるので、背景の種類を見分けることが大切です。
印刷前にチェックしたいポイント
設定ができても、最後の確認を忘れるとミスが起こります。
特に何人かで編集した文書だと、自分では気づかない変更履歴や、解決済みのコメントが残っていることがあるんですよね。
印刷前には「校閲」タブで変更履歴の記録がオンになっていないか、コメントが残っていないかを確認して、必要なら表示を切り替えて全体を見直すと安心です。
印刷ミスを減らすために、この3つを押さえておきましょう。
– **印刷画面の「変更履歴/コメントの印刷」のチェックを確認**
– **「背景の色とイメージを印刷する」がオンになっていないか確認**
– **印刷プレビューで、コメント欄や背景色が消えているか見る**
あと、文書を社外に出す場合は、印刷しないだけじゃなくて、必要に応じてコメントや履歴そのものを削除する判断も大事です。
印刷には出なくても、Wordファイルをそのまま送っちゃうと相手に見えてしまう可能性があるからです。
提出前の最終版では、「印刷しない設定」と「ファイルを共有して問題ない状態か」を分けて考えると、情報が漏れるのも防げます。
Wordは便利な反面、表示の設定と印刷の設定、それからファイルに保存されている情報が別々に存在するので、慣れないうちはちょっと混乱しやすいかもしれません。
でも一度ポイントを押さえれば、配る用のきれいな文書を安定して作れるようになります。
もし今後、変更履歴を完全に削除したい、コメントを非表示にしたい、背景色を消したいといった作業も必要になったら、それぞれの機能をまとめて理解しておくと、よりスムーズに文書を仕上げられますよ。
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